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35招吃透Excel财会技巧

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35 招吃透 Excel 财会技巧

也许你已经在 Excel 中完成过*僬挪莆癖ū恚残砟阋牙 Excel 函数实现过上千次 的复杂运算,也许你认为 Excel 也不过如此,甚至了无新意。但 我们*日里无数次重复的 得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel2002 中的一些鲜 为人知的技巧入手,领略一下关于 Excel 的别样风情。 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性” 功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输 入不同列中,建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回 车”键进行确认。 仿照上面的操作,将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到 Sheet1 中,选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列),执行“数据→有效性”命 令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击 “允许”右侧的下拉按钮,选中“序 列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各 元素之间用英文逗号隔 开),确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如 D 列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选 项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。 4.选中 C 列任意单元格(如 C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元 格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企 业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠 标,选“隐藏”选项,将该列隐*鹄醇纯伞 二、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调

用。 1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签 中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。 2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选 项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建 立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单 中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下 拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。 重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单, 单击其中的相应选项即可。 提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中 “超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 三、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中,如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示,大于等于 1500 元 的工资总额以“蓝色”显示,低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我 们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开 “条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于 或等于”选项,在后面的 方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设 置为“红色”。 2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500,字体设置为“蓝 色”;小于 1000,字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后,按下“确定”按钮。

看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制 作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名?如“fuhao1”? 并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录 制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引 用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止” 按钮,完成宏的录制。 仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。 2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话 框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到 “专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。 3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定 宏”对话框,选中相应的宏(如 fuhao1 等),确定退出。 重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏, 向单元格中快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。 1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右 击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐*鹄础 2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出 “添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。 4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显 示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏 上的“打印”按钮,一切就 OK 了。 六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺 序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。 1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序 列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添 加”和“确定”按钮退出。 2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击 “选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两 次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。 七、把数据彻底隐*鹄 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐*鹄戳恕 1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对 话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输 入“;;;”(三个英文状态下的分号)。 2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。 3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后, “确定”返回。 经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用 Excel 的透明功 能也不能让其现形。 提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人 删除你隐*鹄吹氖荨 八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入 法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢? 选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话 框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定” 退出。 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列 表中的第 1 个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。 九、让“自动更正”输入统一的文本 你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。 1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。 2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下 面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。 3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小 写?,然后确认一下就成了。 十、在 Excel 中自定义函数 Excel 函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来 完成一些特定的运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数: 1.执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开 Visual Basic 编辑窗口。 2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块 1。 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码: Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口,自定义函数完成。 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢? 1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景的图 片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。 2.在按住 Ctrl 键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这 些单元格(区域)。 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中,选中 “白色”。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域) 下面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 十二、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就 能将它搞定(此处假定将 B、C、D 列合并到一列中)。 1.在 D 列后面插入两个空列(E、F 列),然后在 D1 单元格中输入公式:=B1&C1&D1。 2.再次选中 D1 单元格,用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面的单元格中,B、C、D 列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。 3.选中 E 列,执行“复制”操作,然后选中 F 列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开 “选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E 列的内容(不是公式)即 被复制到 F 列中。 4.将 B、C、D、E 列删除,完成合并工作。 提示:完成第 1、2 步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除 B、C、D 列,公 式会出现错误。故须进行第 3 步操作,将公式转换为不变的“值”。 十三、快速打印学生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题,有不少人采取录制宏或 VBA 的方法来实 现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便 方法。 此处假定学生成绩保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中,其中第 1 行为标 题,第 2 行为学科名称。 1.切换到 Sheet2 工作表中,选中 A1 单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″, IF(0MOD?ROW(),3(=1, sheet1!A$2,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1), COLUMN())))。 2.再次选中 A1 单元格,用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中;然后,再 同时选中 A1 至 G1 单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。 至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。 3.调整好行高和列宽后,同时选中 A1 至 G2 单元格区域(第 1 位学生的成绩条区域), 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中“所有框线”选 项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作)。 4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域,点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮,然后按住鼠 标左键,自 A4 拖拉至 G186 单元格区域,为所有的成绩条添加边框。 按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来。 十四、Excel 帮你选函数 在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel 的“搜索函数”功能可 以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。 执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要 求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显示在 “选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某 个单元格的内容,可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按

钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重 复前述操作,添加其它“监视点”。 以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内 的数据和相关信息。 十六、为单元格快速画边框 在 Excel 2002 以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 2002 对 此功能进行了全新的拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边 框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区 域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。 提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的 边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边 框,可以先按 工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即 可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的 单元格中你却输入了数字的时候,Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好 啊!要实现这一功能,对 Excel 来说,也并不难。 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便, 我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜 单的“有效性”选 项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜 单中选择“等于”,且“长度”为“4”。 同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数 据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!” 和 “请输入四位数年份。”字样。 很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel 就会弹出示的警 告对话框,告诉你出 错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧? 其实,在 Excel 的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如 “文本类 型”啊,“序列大小”啊,“时间远*”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标 准,让你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们知道每次打开 Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel 除了拥 有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协 调工作。要协调关联, 当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格 中输入同样的内容。 那么如何 对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然 后按住 Shift 键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们 想关联的表格不在一起, 可以按住 Ctrl 键进行点选)。此时,我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组”字 样,我们就可以进行对工作组的编辑工 作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随 便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。 但是,仅 仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统 一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单 的 “填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel 会弹出“填充成组工作 表”的对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定” 后,同组中所有表格该位置的数据 格式都改变了。 十九、改变文本的大小写 在 Excel 中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而 是函数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel 都 有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。 在 Excel 2002 中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是: “=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据 格)”,将文本全部转换成 小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大 写等。例如,我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“excel”,然后在目标单元格中输 入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样,如果我们在 A3 单元格中输入 “mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是 “Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省 事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。 如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取的

字符数)”函数,它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个 字符”输入到此位置。当 然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字符数)”函数了。还有一 种情况,我们不从左右两端开始,而是 直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。 意思 是:在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符,也就是第 4 和第 5 两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文 的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模 式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以“1”、 “2”、“3”结尾的数 字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且,“11”、“12”、“13”这 3 个数字又不一样,它 们却仍然是以 “th”结尾的。因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准 函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。不信,请看:“=A2&IF (OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE (RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字是以 “11”、“12”、 “13”结尾的,则加上“th”后缀;②如果第 1 原则无效,则检查最后一个数 字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用 “rd”;③如果第 1、2 原则都 无效,那么就用“th”。因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是 将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其 实,在 Excel 中也有 类似的输入方法,那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”,填充位数)”。 比如, 我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16 位,就只须将公式改 为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可; 如果我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用“#”号填 充至 16 位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我 们想用“#”号将 A4 中的 数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8- LEN(A4)/2)”;如果你 还嫌不够专业,要在 A5 单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为: “=(TEXT(A5,″$#,##0.00″ (&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求。 二十三、创建文本直方图 除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文 本组成的直方图。它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照指定单元格中 的计算结果表现出长短不一的比较效果。 比如我们首先制作一张年度收支*衡表,然后将“E 列”作为直方图中“预算内”月份的 显示区,将“G 列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D 列”的数

值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下: 在 E3 单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”,然后选中它并拖 动“填充柄”,使 E 列中所有行都能一一对应 D 列中的结果;接着在 G3 单元格中写入公式 “=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″ ″)”,也拖动填充柄至 G14。我们看到,一个没有动 用 Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数 有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。 要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外, 还要动用“TRIM”函数来删 除空格。比如现在 A1 单元格中输入有“how many words?”字样,那么我们就可以用如下的 表达式来帮忙: “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其 中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后 将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转换 这是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方式,那么很 可能不能在“工具”菜单中找到它。不过,我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”,然后 在弹出窗口中勾选“欧元工 具”选项,“确定”后 Excel 2002 就会自行安装了。 完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立的专门用于 欧元和欧盟 成员国货币转换的窗口就出现了。与 Excel 的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置 货币转换的“源区域”和“目标区域”,然后再选择转换前 后的不同币种即可。所示的就是 “100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然,为了使欧元的显示更显 专业,我们还可以点击 Excel 工具 栏上的“欧元”按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧 元的样式了。 二十六、给表格做个超级搜索引擎 我们知道,Excel 表格和 Word 中的表格最大的不同就是 Excel 是将填入表格中的所有 内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”,对目标数据 进行精确定位,就像网页中的搜索引擎一样。 比如在所示的表格中,从 A1 到 F7 的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在 A8

到 A13 的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是, 当我们在“输入学 生姓名”右边的单元格,也就是 C8 格中输入任何一个同学的名字后,其下方的单元格中就 会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如 下: 将光标定位到 C9 单元格中,然后单击“插入”之“函数”选项。在如图 18 弹出的窗口 中,选择“VLOOKUP”函数,点“确 定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置 “Lookup_value”(指需要在数据表首列中搜索的值)为“C8”(即搜索我们在 C8 单元格中填入 的 人名);“Table_array”(指数据搜索的范围)为“A2∶B6”(即在所有学生的“语文”成绩中搜索); “Col_vindex_num” (指要搜索的数值在表格中的序列号)为“2”(即数值在第 2 列); “Range_lookup”(指是否需要精确匹配)为“FALSE”(表明不是。如果 是,就为“TURE”)。设定 完*础叭范ā薄 此时回到表格,单击 C9 单元格,我们看到“fx”区域中显示的命令行为“= VLOOKUP(C8,A2∶B6,2,FALSE)”。复制该命令行,在 C10、C11、C12、C13 单元格中分别 输入:“=VLOOKUP(C8, A2∶C6,3,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶D6,4,FALSE)”; “=VLOOKUP(C8,A2∶E6,5, FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶F6,6,FALSE)”(其参数意义同 C9 中一样,不再赘述)。 接下来,我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生 名,比如“赵耀”,回车之下我们会发现,其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的 入学成绩了。 二十七、Excel 工作表大纲的建立 和 Word 的大纲视图一样,Excel 这个功能主要用于处理特别大的工作表时,难以将 关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多,但数据 类型却又有一定的 可比性,那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域,然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选 项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇 总数据的类别。最后,如图 19 所示, 现在的表格不是就小了许多吗?当然,如果你还想查看明细的话,单击表格左侧的“+”按钮 即可。 二十八、插入“图示” 尽管有 14 大类 50 多种“图表”样式给 Excel 撑着腰,但对于纷繁复杂的数据关系,常 规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2002 中加入了“图示” 的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区 6 种样式,但对于说明数据之间的结 构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要 显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”;而 要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”;当然,要说明各种数据的交*重叠性可以选 择“维恩图”。你看, 如图 20 所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示,调出“图 示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。

二十九、熟悉 Excel 的“从文本到语音” 这是 Excel 2002 中的一个抢眼的新功能。它就是让 Office 软件不仅能写、能算,还要 能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读,但微软的 Office 不论从 语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。 按照 Office 的默*沧埃憧赡芑共荒茉 Excel 的菜单中找到它,在我们确*沧傲 “从文本到语音”的选项后,就可以在 Excel 的“工具”菜单 中看到“语音”项目了。如图 21 所 示,打开一个表格,随便选择其中的内容,然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元 格”按钮,此时一个带有磁性的声 音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是,当碰到标 点符号时,Excel 的朗读会自动停顿一会儿,然后再接着朗读,这一点和其他软件完全不 同,笔者认为这 样的处理更加自然。 还有一点需要说明的是,如果你想调整 Excel 2002 中语音朗读的速度,可以在“控制面 板”中双击“语音”图标,然后在“文字到语音”卡片上调整即可 三十、Excel 中“摄影”功能的妙用 这个功能比较另类,似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作 用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”,而是允许让你通过 鼠标进行选择,“指哪抓哪”。 要找到这个功能还不太容易,我们点击 Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡 片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“摄影”按钮, 并将它拖到工具栏的任意位置。 如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们(图 23),然后按下“摄影”按 钮,这时该选定区域就被“拍”了下 来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然,也 可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来 了。当 然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel 是将它作为一幅图片来 对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。 不过,请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下 来的表格数据看看——刷新一下“照片”,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了! 三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用 也许我们会奇怪,为什么每次打开 Excel,软件总是打开了一个由 3 张空白表格组成 的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手, 就一定会明白, 由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂,单*一张表格往往解决不了所有的问 题,多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法 宝。

比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”,“Sheet2”为“二班学生成绩表”,然后 来到“Sheet3”,想 进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级*均分”的计算。此时我 们就可以将光标定位到目标位置,选择好相关函数。然后在 Excel 弹出的函数对话 框中, 利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看,如图 24 所示,这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格” 的字样了。此后,不管我们在 源单元格中进行怎样的修改,在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。 三十二、“驯服”Excel 2002 的剪贴板窗口 Excel 2002 极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能,最大可以支持容纳 24 个 项目(而 Excel 2000 只能容纳 12 个)。而且,这个剪贴板可以在任何 Office 应用程序之间来 回拷贝,所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说,确实更加方便。但每次 当你连续使用 两次“复制”或“剪切”命令时,剪贴板就会弹出来,和你争夺有限的文档显示空间,让人讨 厌。好在,“驯服”剪贴板的方法非常简单。 笔者建议,如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的 “选项”,清除“自动显示 Office 剪贴板”复选框上的钩。如果你不希 望剪贴板的图标出现在 系统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉“在任务栏上显示 Office 剪贴板的图标”和“复制时 在任务栏附*显示状态”两个复选框上的 选择。只保留“收集而不显示 Office 剪贴板”复选 框前面的钩即可。 当然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功 能。比如我们可以 自定义一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项,点 击弹出对话框下部的“键盘”按钮,在弹出对话框的 “类别”列表中选取“编辑”,然后,在对 话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”;将光标置于“请按新快捷键”对话框 中,并按下 Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合),“关闭”对话框。现在,我们只要一按下 Alt+Shift+C,Excel 2002 的剪贴板就会立刻出现在你面前了。 提示:此秘技也适用于 Word 2002、PowerPint 2002。 三十三、利用公式审核工具查看数据出处 Excel 2002 有一秘密武器——“公式审核”工具,它可以将任一单元格中数据的来源和计 算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。 让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然 借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子,用鼠标选择 C12 单 元格。从图 25 中我们 可以看到,该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,数 据来源有 3 个: C8、A2 和 C6。所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元

格”按钮后,Excel 立刻用箭头和蓝点指明了这 3 个单元格的所在(图 25)。 当然,如果我们 表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据” 按钮来让 Excel 自动帮我们检查纰漏。 三十四、巧用 Excel 2002 的“智能鼠标” 我们知道,滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页 时,你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢? 点击 Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令,然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标 缩放”复选框,点“确定”后,我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能: 在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以 15%的比例放 大或缩小,而只有当我们按住 Ctrl 键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才 会像往常一样上下翻 页。另外,如果我们使用了 Excel 的“分级显示”,那么当我们按住 Shift 和滚动鼠标滚轮 时,又可以控制各级条目的显示或隐藏了。 当然,还有更多的特殊功用需要各位在实践中 慢慢摸索。 三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用 如果你创建了一个较大的电子表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时, Excel 中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和 公式函数在改动时是如何影响当前数据的。 在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想 跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时,“监视窗口”的列表中就出现了 被 Excel 监视的单元格及其公式了。 以后,只要我们双击“监视窗口”中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了。 提示:当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打 开时,才能在“监视窗口”的列表中显示出来。




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