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第03章管理信息系统的功能与作用王华丽_图文

第3章 管理信息系统的功能与作用
3.1
3.2

管理信息系统的功能
管理信息系统的作用

3.3
3.4

管理信息系统与管理变革
案例

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为什么需要管理信息系统? MIS到底能解决什么问题?!

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3.1 管理信息系统的功能
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管理信息系统的功能就是实现信息的收集和处理, 以及信息的有效组织和分析,以最有效的方式将其 结果提供给管理工作。
信息需要的确定

信息收集与处理

检核

提炼

编制索引

存储

传输

信息使用者者者 者

图3-1 管理信息系统的功能框图

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3.1.1 管理信息系统的任务
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数据的收集和传输 分散或集中地对整个企业的数据进行存储和管理,并 相应地建立分布的或集中的数据库系统。 按业务需求对数据进行加工和整理 对数据和信息有效地利用并尽可能地应用于决策支持

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3.1.2 信息系统的应用层次
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根据安东尼金字塔模型,企业被划分为战略、 管理、知识和操作4个层次,并进一步划分为 市场销售、生产制造、财务管理、会计、人力 资源等功能领域。
战略层 管 理 决 策 领导 决策者 管理层 中层管理人员

知识层

知识和信息工作人员

操作层

基层执行人员

市场 销售

生产 制造

财务 管理

会计

人力 资源

图3-2 安东尼金字塔模型

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1、操作层信息系统
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主要进行日常事务的处理,产生各种报表, 重点在于实现手工作业的自动化,提高工作 效率,通过将许多日常的劳动密集型的企业 系统实现自动化来降低成本。
如: 会计工作中的会计凭证录入系统

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*数据处理过程包括:
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数据收集:是获取和收集完成事务处理所需数据的 过程; 数据编辑:用来检查数据是否达到有效性和完整性; 数据修改:用于对无效、有错的数据进行修改; 数据操作:是对数据进行各种加工处理,是执行计 算和进行数据转换的过程,如数据分类、排序、计 算、汇总结果储存等; 数据存储:是指生成、更新数据库,将数据保存起 来,为系统进一步处理和用户使用提供服务; 文档生成:是系统价值的最终体现,事务型管理信 息系统中的文档主要包括生成输出记录和报告。
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事务型信息系统-----成绩管理模块
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2、知识层系统
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包括知识工作系统、办公自动化系统 如:图形工作站(成绩分析表)、管理工 作站、文字处理系统、电子表格系统

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办公信息子系统示意图

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3、管理层系统
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为中层管理人员的监控和决策服务
操作层

data

信息

中 间 管 理 层

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物料需求计划子系统
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物料需求计划是一种对于最终产品以下层次零部件加工和采购进 行的排程技术,是一种科学的物料管理和生产计划方法,是MRPⅡ 系统的核心,也是企业管理信息系统成功运行的关键。它要解决 ①生产什么零件?②加工或采购多少?③什么时间下定单或指令? ④什么时间交付?

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4、战略层系统
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服务于企业高层的宏观调控

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例--- 国家经济信息系统
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劳动和社会保险管理信息系统的构成可分为宏观 决策系统、业务管理系统、基层单位管理平台和 部办公管理系统四部分。

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劳动和社会保险管理信息系统

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劳 动 和 社 会 保 险 管 理 信 息 系 统 信 息 流 程 :

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3.1.3 管理信息系统的基本功能
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从宏观讲,管理信息系统的基本功能包括信息 处理功能和辅助决策功能。 辅助决策是管理信息系统的主要功能。

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1、信息处理功能
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包括: 收集所需数据,输入、存储、加工、传输, 处理后传送给主管人员,供其作出决策。

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2、辅助决策功能
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监测运行状态 辅助管理 进行重点监控(如财务监管、库存监控) 支持决策制定 监控企业管理行为 创新管理

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3.2 管理信息系统的作用
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案例: 美国航空公司 戴尔 沃尔玛

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美国航空公司
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20世纪80年代,美航和联合航空公司建 立了计算机订座系统,获得41%和39% 的市场份额,几乎垄断机票销售系统。 系统设计保证美航和联合航空公司总是最 先出现在计算机屏幕上供旅客选择。

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电子商务新贵—戴尔电脑公司 (www.dell.com.cn)
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采用直销模式,与顾客建立直接联系 采用定制方式,只按订单生产 通过使库存减少来提高利润 采用先进的后勤管理软件 确切地知道顾客在什么时候要什么,这样就不 会有浪费 万维网(World Wide Web)使整个过程天 衣无缝
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迈克尔-戴尔 戴尔电脑公司董事长兼首席执行官,一个 19岁的得克萨斯大学学生 于1984年创 办公司,当时只有资金1000美元及新颖 独特的概念:摆脱中间人,直接销售度身 订做的电脑给用户。 戴尔公司已成为世界知名直销电脑公司, 迈克尔· 戴尔成为20世纪《财富》500强 企业CEO中最年轻的一位。
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经营现状
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1988年6月戴尔公司完成了首次公开募 股,在全美证券交易商协会自动报价 (Nasdaq)市场系统买卖,普通股代号 为DELL。自从戴尔首次公开募股,公司 股票价格上升了超过400倍。 在美国,戴尔是商业用户、政府部门、教 育机构和消费者市场名列第一的主要个 人计算机供应商。 …………
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戴尔在1994年推出了www.dell.com 网站,并在1996年加入了电子商务功能, 推动商业向互联网方向发展。 今天,戴尔运营着全球最大规模的互联网 商务网站。

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Dell公司在竞争中取胜的秘密武器
在戴尔先生的自传《Dell的秘密》中,这位历 史上最年轻的IT界的亿万富翁向人们透露Dell 公司成功的秘诀只有两个字——直销。

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Dell在2004年6月14日购买了Yahoo搜索 竞价服务,关键词数量达到了198个。
数据显示,Yahoo的搜索竞价每天为DELL所带来 的电话量十分可观,而且非常稳定 和其它传统媒体相比,通过这种方式的成本是 最低的。

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“用最低的成本,做最有效的事情”这是 Dell最擅长干的事情。而Yahoo的“搜索 竞价”是互联网时代最符合Dell“端到端” 直销理念的一种市场宣传和销售方式。
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Dell公司开展电子商务
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电子商务的应用使得DELL公司能够更加 明确、有效的了解客户需求,并做出更快 速的反应。

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戴尔公司信息化物流的八个步骤
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(1)订单处理。在这一步,戴尔要接收消费 者的订单,消费者可以拨打800免费电话叫通 戴尔的网上商店进行网上订货,也可以通过浏 览戴尔的网上商店进行初步检查,首先检查项 目是否填写齐全,然后检查订单的付款条件, 并按付款条件将订单分类。 用户需要填写戴尔的订单号,校验数据,提交 后,戴尔将通过因特网将查询结果传送给用户。

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(2)预生产。从接收订单到正式开始生 产之前,有一段等待零部件到货的时间, 这段时间叫做预生产。 (3)配件准备。当订单转到生产部门时, 所需的零部件清单也就自动产生,相关人 员将零部件备齐传送到装配线上。

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(4)配置。组装人员将装配线上传来的零部 件组装成计算机,然后进入测试过程。 (5)测试。检测部门对组装好的计算机用特 制的测试软件进行测试,通过测试的机器被送 到包装间。 (6)装箱。测试完后的计算机被放到包装箱 中,同时要将鼠标、键盘、电源线、说明书及 其他文档一同装入相应的卡车运送给顾客。 (7)配送准备。一般在生产过程结束的次日 完成送货准备,但大订单及需要特殊装运作业 的订单可能花的时间要长些。

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(8)发运。将顾客所订货物发出,并按 订单上的日期送到指定的地点。戴尔设计 了几种不同的送货方式,由顾客订货时选 择。一般情况下,订货将在2—5个工作 日送到订单上的指定地点,即送货上门, 同时提供免费安装和测试服务。
注:戴尔承诺在款到后2—5天送货上门
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戴尔公司信息化物流取得的效果
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戴尔公司的日销量超过工200 万美元,但其销售全是通过国际 互联网和企业内部网进行的。 在日常的经营中戴尔公司仅保持 两个星期的库存(行业的标准是 刚超过60天),存货一年周转 30次以上。 基于这些数字,戴尔公司的毛利 率和资本回报率分别是21%和 106%
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戴尔公司实施信息化物流后取得的物流效果是:
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(1)1998年成品库存为零; (2)零部件仅有2.5亿美元的库存量 (其盈利为168亿美元): (3)年库存周转次数为50次; (4)库存期平均为7天; (5)增长速度4倍于市场成长速度: (6)增长速度两倍于竞争对手。

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案例 沃尔玛公司如何依靠IS取胜?— 1

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2003年初,沃尔玛连锁店年度营收总额2198.1亿美元。 首次在《财富》500强中排位第一名,

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1955年沃尔玛还默默无名, 今天在全球拥有4150家连锁店,员工达130万人。
沃尔玛能在众多的零售企业中脱颖而出,与其始终如一的 重视信息化建设分不开。 在全世界零售业中,沃尔玛的信息系统最先进, 主要特点:投入大、功能全、速度快、智能化和全球联网。 公司专门负责软件设计的工程师就有2000多名。
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沃尔玛公司的信息系统 —图

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1980年代初,零售商还在讨论是否应该“信息化”时, 沃尔玛就花费2400万美元,购买了一颗人造卫星。 先后花费6亿多美元建起世界上最大的民用计算机与卫星 通讯系统,实现了全球联网。使各部门沟通、各业务流 程都可以迅速而准确畅通地运行。 1990年代以后,沃尔玛将原先的系统转变为基于因特网 的系统,使之效率更高、功能更多。 全球近4000家商店和100多个区域中心连接起来,可以在 一个小时内对每种商品的库存、上架、销售量全部盘点 一遍。能从一家商店了解沃尔玛全世界的商店资料。
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沃尔玛实行进销分离体制,总部负责所有分店商品的 采购,各分店是纯粹的卖场。一般分店发出订单24— 48小时之内,就可以收到配送中心送来的商品。 拥有可靠的运输及先进的全自动配送中心组成的完整 物流配送系统。—方面能够及时保证货架充足,一方 面也会尽力使库存量降到最低。
控制着商品的变动情况,随时掌握着从商品所在位置 到货品抵达时间的所有信息,可以并准确地把货品送 到商店。

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沃尔玛的销售管理系统能保存两年的销售历史资料, 通过分析能知道什么品种该增加,什么品种该淘汰; 好销的品种每次进多少才能满足需求,而又不致于积 压。
沃尔玛的网络采购系统,连接上万个供货商和合作伙 伴,支持与供应商友好融洽的协作关系。 在世界任何地方,供货商使用浏览器就可以及时了解 沃尔玛的需求,甚至得到商品描述(品种、颜色、尺 寸、、、),这能有效地帮助供应商安排生产。
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1969 1980 1985 1986 1988 1989 1990 1992 1995 1997 1998 2000 2001

沃尔玛的IT应用之路(管理世界,2002.12) 计算机跟踪存货 使用条形码 地区的分销中心开始采用EDI 保持每周的订货和送货周期交叉使用帐台 全面推广EDI 无线扫描枪多层次采购 72 小时订货到送货的时间 IT 供应商通过网上进行销售分析 如果要求可以每天/ 当天送货 减少店员,加快供应链速度 实时销售和库存数据 小型/ 当地供应商自动化供应链的订单管理 1 年网站的访问量增长了570 % 10 月31 日重新启动了经过改造后的网站

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正是由于沃尔玛公司始终采用先进的信息系统,才使 得它能够最快的了解消费者的需求变化趋势,最大限 度的降低商品价格。 快速的信息反馈和高效的库存控制,使得存货量大大 降低,资金周转速度加快,销售成本比零售行业平均 销售成本低2—3个百分点。
沃尔玛公司应用信息技术提高运营效率,降低经营成 本。增强了其竞争力,保持了竞争优势,取得商业上 的巨大成功。

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3.2 管理信息系统的作用
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3.2.1 提高企业效率
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及时掌握市场信息,加快内部沟通 利用信息技术重组生产流程 (海尔) 降低生产成本 降低采购成本 (Wal-Mart、Ford) 降低销售成本和市场开发成本(Amazon) 减少库存,使库存结构优化 (DELL)
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3.2 管理信息系统的作用
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3.2.2 帮助企业适应全球化的市场竞争
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管理信息系统为企业进行国际贸易和全球 规模的管理业务提供了通信和分析能力, 企业能够利用信息系统24小时与供应者和 分配者联系来控制在全球不同环境下运行 的各子公司,使企业比以往更容易进入市 场,参与国际竞争。

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3.2 管理信息系统的作用
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3.2.3 促进企业向知识经济转化
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知识经济的来临将对人们的生产方式、生活 方式、思维方式和管理决策产生重大影响, 企业管理将从生产向创新转变,其经济效益 将越来越依赖于知识和创新。

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管理信息系统可使企业内部的信息与知识进 行有效流动,并使企业的知识资源最大化。

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3.2.4 管理信息系统的作用
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帮助企业提升战略决策能力
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管理信息系统为企业实现目标和战略规划提 供支持。 管理信息系统的运行是实现组织目标和战略 规划的过程,它向企业管理者提供最新的动 态信息,为企业实现目标和战略规划提供决 策依据。

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1、迈克尔· 波特的五种竞争力模 型
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将迈克尔· 波特的五种竞争力模型与企业管 理信息化问题结合考虑,可以发现,企业管 理信息系统对构成产业的五种竞争力量都有 着重要的影响。
潜在进入者的威胁

供应者的侃价能力

现有企业间的竞争

购买者的侃价能力

替代品的威胁

图3-3 迈克尔· 波特的竞争力模型
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3.2.4 管理信息系统的作用
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三种全面竞争战略
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管理信息系统的应用可向企业提供三种全面 竞争战略:
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全面的价格领导地位 产品分异 恰当的市场定位

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3.3 管理信息系统与管理变革
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3.3.1 运营管理变革
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(1)管理信息系统对计划职能的支持
计划编制的反复计算 计划数据的便捷存取 计划对象的趋势预测 计划优化的模型求解

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(2)管理信息系统对控制职能的支持
人力控制 --- :掌握动态、科学分析、及时 引导 效率控制 --- 动态记录、同步比较、及时纠 偏 其他控制:质量、库存、成本、生产进度控 制和财务预算控制

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3.3 管理信息系统与管理变革
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(3)管理信息系统对管理流程的变革

信息的全体共享---提高速度和处理业务量 在安全保密的前提下,同时供整个企业共享 同源信息各部门不必重新登录

可直接从系统中读取使用 例:库存表同时供采购、生产安排、结帐等共享 销售发票在销售部门输入, 财务部门做帐可读取
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3.3 管理信息系统与管理变革
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(4)管理信息系统对管理理念与企业文 化的变革
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管理信息系统本身就是对传统企业文化的一种 挑战 ; 管理信息系统的引入会从根本上改变企业的传 统管理方式、员工的思维模式和行为习惯 。

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3.3 管理信息系统与管理变革
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3.3.2 管理者行为变革
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对管理者行为影响的主要因素是管理科学化
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推行管理信息系统就要求对管理工作本身规范化

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引起管理者行为变革的另一因素就是决策习 惯的改变
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遇到问题先想到用管理信息系统成了管理者的一 种习惯

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3.3 管理信息系统与管理变革
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3.3.3 组织结构变革
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(1)组织结构扁平化
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扁平化就是减少企业组织的管理层次,扩大管理层的 管理幅度。 扁平化是从运行机制和组织结构形式的角度来描述未 来的企业组织。

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3.3 管理信息系统与管理变革
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组织结构扁平化具体表现为以下几方面:
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通信系统的完善使上下级指令可以直接传达,中间 管理层显得不再那么重要,所以可以取消一些中间 管理层。 部门分工出现非专业化分工的趋向,企业各部门之 间的功能相互融合、交叉。如制造部门可能兼有销 售、财务等功能。 企业内部上下级之间、各部门之间,企业与外部环 境之间的信息交流十分便捷,可以使企业随时根据 环境的变化做出统一、迅速的整体行动和应变策略。

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3.3 管理信息系统与管理变革
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(2)组织结构虚拟化
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虚拟化是指未来的企业组织结构形式不再是一个以产 权关系为基础,以资产为联系纽带,以权威为基本运 作机制的由各种岗位和部门组成的实实在在的企业实 体,而是以计算机和信息网络为基础和支撑,以分工 合作关系为联系纽带,结合权威控制与市场等价交换 原则的运作机制的一个动态企业联合体。 虚拟化是从分工与合作方式的角度来描述未来的企业 组织。

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3.3 管理信息系统与管理变革
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组织虚拟化包括两个方面:
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单体组织的虚拟化 。 组织间关系的虚拟化。

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3.4 案例
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联合包裹服务公司用信息技术在全球竞争
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联合包裹服务公司(United Parcel Service, USP)是世界上最大的空中和地面包裹递送公司。公 司之所以成功的关键是投资于先进的信息技术。技术 帮助联合包裹公司在保持低价位和改进全部运作的同 时,促进了对客户的服务。 案例思考题:
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(1) 通过该案例思考信息技术与企业发展的关系。 (2) 信息技术如何帮助联合包裹公司在全球竞争处于领导 地位?

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习题
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(1)试述管理信息系统的主要任务和基本功能。 (2)管理信息系统对企业的影响有哪些方面? (3)试述管理信息系统对企业组织的影响。

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